Lösning av tryckdilemmat i coworking spaces
Lösning av tryckdilemmat i coworking spaces
Coworking-utrymmen dyker upp över hela världen. Den samarbetande rymdindustrin förutspås fortsätt växa snabbt när efterfrågan ökar på att ha en flexibel arbetsyta som populära coworking spaces WeWork, The Wing och Industrious.
Det finns dock en liten sak som frustrerar användarna - utskrift.
Idag ska jag lösa det lilla problemet en gång för alla. Men först, lite bakgrund...
Coworking spaces finns överallt
Enligt coworker.com det finns 1 794 olika coworking-utrymmen att välja mellan i USA. Över 500 i Storbritannien och 300 i Australien. Det finns ett stort utbud av utrymmen från avslappnade drop-ins till långsiktiga och avslappnade till superföretagsutrymmen. Gitnux rapporterar att det finns cirka 18 700 coworking-utrymmen runt om i världen, och det kan nå så högt som 41 975 i slutet av 2024.
Jag har arbetat från ett coworking space i Nya Zeeland en handfull gånger och älskat det! Den skrek samarbete, lärande och hållbarhet. Inte bara coworking utrymmen ger en plats att arbeta, de erbjuder ofta förmåner med utrymmet. Det fanns en verklig känsla av gemenskap. Jag träffade några intressanta människor vid kaffemaskinen och det fanns en söt hund, Roxy.
Jag använde aldrig en skrivare på coworking space. Det var bara för läskigt. Jag var ofta inte bekant med skrivarens inställningar. Detta leder till utskriftsfel som dubbelsidig utskrift, felaktig sidorientering eller felaktiga utskriftsinställningar. Något så enkelt som att skriva ut mötesprotokoll kan förvandlas till en mardröm, för både mig, personen som skriver ut och personerna som hanterar utskriftssystemet. Och om jag kämpade så här mycket som slutanvändare kan jag bara föreställa mig hur frustrerande utskrifter kan vara för de där dåliga IT-avdelningarna/sysadmins!
Lösning av tryck i coworking spaces
Vad exakt kämpar användare med när de skriver ut i coworking spaces? Några av de vanligaste utskriftsproblemen inkluderar
Anslutningsproblem: Ibland kanske skrivaren inte är korrekt ansluten till nätverket, vilket orsakar utskriftsfel.
Drivrutinens driftsättning: Om skrivardrivrutinerna inte är korrekt installerade eller är föråldrade kan det orsaka utskriftsproblem.
Låg bläck eller toner: Coworking-utrymmen har ofta hög skrivaranvändning, vilket kan resultera i låga bläck- eller tonernivåer. Detta kan orsaka utskrifter av låg kvalitet eller förhindra utskrift helt och hållet.
Skrivarkompatibilitet: Coworking spaces kan ha skrivare från olika tillverkare, och kompatibilitetsproblem kan uppstå vid utskrift från olika enheter.
Som tur är fungerar PaperCut bara i coworkingmiljöer. Så här kan PaperCut göra livet enklare för alla i ett coworking spaces.
Kostnadstäckning
Hantering av utskrifter är ett måste i dessa miljöer för kostnadstäckning. Det finns några olika sätt att debitera människor/företag för utskriften de gör.
Ett exempel, du kan tilldela en kvot per användare/företag och avsluta avgiften med deras månadsavgifter. Om de når sin gräns kan du ta betalt för deras extra utskrift. Med 50+ ett klick-rapporter har du full synlighet av all utskrift i din miljö.
Det finns också möjlighet att integrera PaperCut med programvara för coworking space management, för att göra fakturering av användare och ta emot pengar ännu enklare, vilket leder mig till...
Integrationer
Integrera PaperCut med tredje parts faktureringssystem eller betalningsgateways, såsom PayPal.
Du kanske till exempel har hört talas om Nexudus, en gemensam plattform för att hantera coworking-utrymmen. De har gjort det tunga arbetet för sina kunder och byggt en integration till PaperCut-programvaran. Du kan tillåta användare att gå in i ett negativt saldo på sitt PaperCut-konto och det kommer att dra den informationen för att automatisera faktureringskunder, inte bara utskrift utan också hyra utrymmet. Så du behöver inte manuellt räkna ut utskriftskostnader via PaperCut.
Officiellt finns det mer än 50 PaperCut-integrationer tillgängliga (inofficiellt är det hundratals).
Mobil och ta med din egen enhet (BYOD) utskrift
Mobility Print - vår BYOD-lösning - är en absolut livräddare i en coworking-miljö. Du kan bokstavligen skriva ut från vilken enhet du än tar med till coworking-utrymmet. Smartphones, surfplattor, bärbara datorer, Chromebooks you name it.
Genom att följa några enkla steg kan användare snabbt upptäcka och skriva ut till vilken skrivare som helst, utan att behöva hjälp av en teknik. Inga drivrutiner, inga anslutande domäner och det bästa är att varje användare måste verifiera vilka de är innan de kan skriva ut - se till att all utskrift spåras och debiteras korrekt, vilket gör rapportering och kostnadstäckning till en lek. För lätt.
För användare som besöker ett coworking-utrymme och behöver skriva ut hemifrån och sedan samla in när de är på plats, kan de skriva ut på distans med Cloud Print-funktionen. Skriv ut från utanför nätverket på Windows- Chromebook- och Mac-enheter. Tryck på skriv ut när du är hemma på enheten, stanna till vid kaféet för en kaffe och hämta sedan ditt dokument när du kommer till coworking-utrymmet. Cloud print-aktivering på språng.
Inbäddad lösning och säker utskriftsrelease
Har du någonsin träffat CRL+P och sprint till skrivaren så att ingen ser vad du skriver ut? De dagarna är sedan länge borta med PaperCut MF och säker utskriftsrelease. Du kan säkert släppa ditt utskriftsjobb när du står vid skrivaren via lösenord, stift eller svepkort. Detta är nyckeln när du delar en byggnad med andra företag och döljer hemliga startidéer.
Den inbäddade lösningen spårar också kopieringsjobb och låser upp värld av skanning. Enkel skanning till e-post, mapp eller molnlagring och förvandla dokumentskanningar till textsökbara och redigerbara smarta dokument för att hämta information enklare än någonsin.
PaperCut för coworking spaces är bara vettigt. Mindre tid att oroa sig för utskrift, mer tid att arbeta.
Lär dig mer om PaperCut MF här.
Blogg skriven av
Jess Graves: PaperCut Programvara