Att hålla lärare och elever säkra med dina skolutskrifter
Att hålla lärare och elever säkra med dina skolutskrifter
Säkerhet har alltid varit viktigt för skolor. Det handlar om saker som datasäkerhet (som vi har behandlat mer i detalj här borta ), men också den fysiska välfärden för elever, lärare och personal.
Med covid mestadels i backspegeln måste vi tänka på utskrift och hur det relaterar till folkhälsan. Utskrift är trots allt en av de sista fysiska beröringspunkterna i en digital värld. Vi behöver det fortfarande, och vi måste fortfarande göra det på ett säkert sätt.
När det gäller utskrift finns det tre fokusområden för att skydda din skola:
Beröringsfritt tryck
Undviker trängsel vid skrivaren
Enkel aktivering för utskrift hemifrån
Var du än är, och var du än arbetar, behöver systemadministratörer verktyg för att snabbt och flexibelt implementera säkerhetsåtgärder, beroende på skolans individuella behov.
PaperCut-funktioner som Hitta mig tryck och verktyg som PaperCut Mobility Print kommer att bocka av alla dessa tre säkerhetskrav. Men låt oss titta på några andra saker du kan göra för att göra din skolas utskriftsmiljö säkrare.
Förstå riskerna med utskriftssäkerhet
De två stora riskerna med skolutskrift är dataintrång och könsöverföring vid MFD. Båda utgör en risk för studenter och personal, och båda kräver lite olika lösningar. Om din skola har en 3D-skrivare kan det också finnas risk för brännskador, utsläpp och ultrafina partiklar. ( 3D-utskrift är sin egen speciella burk med hartsbaserade maskar.)
Det viktiga är att inse att skolans tryckrum och MFD:er kan vara riskabla – tricket är att förutse riskerna och vidta kontrollåtgärder.
Implementera säkra utskriftsmetoder i skolor
IT-säkerhet i skolor är ganska standard, och vi gissar att du redan har ett IT-team som övervakar nätverksåtkomst. Men försumma inte din utskriftsmiljö, särskilt om du använder molnaktiverad utskrift via internet. Det är en uppenbar attackvektor för hackare, och det är en vanlig sårbarhet i skolsystem, särskilt med hundratals användare, olika enheter som flyger överallt och elever som skriver ut hemifrån via sin WIFI-router.
Här är några tips för att implementera säkra utskriftsmetoder i skolor:
1. Implementera åtkomstkontroller. Till att börja med måste du begränsa utskriftsåtkomst genom att implementera användarautentiseringssystem. Helst vid varje steg – skriva ut jobbskapande och trycksläpp. Detta säkerställer att endast auktoriserade studenter och personal kan komma åt utskriftsresurser.
2. Lär ut grunderna. Det är vettigt i en skola, eller hur? En utskriftsmiljö är bara lika säker som dess användare, så se till att studenter och personal är utbildade i säkra utskriftsmetoder. Detta inkluderar datasäkerhet och fysisk säkerhet. Gör affischer för ditt tryckrum med enkla punktpunkter som eleverna kan följa.
3. Använd utskriftskvoter. Detta är ett gott råd av flera anledningar (inte minst kostnad!) men det är också en praktisk säkerhetsåtgärd. Utskriftskvoter hjälper till att förhindra överdriven utskrift, vilket minskar risken för att känslig information lämnas utan uppsikt vid MFD. Du kan också utbilda studenter och personal för att minimera onödiga utskriftsjobb.
4. Tänk digitalt. Det är en bra idé att främja användningen av digitala dokument var du än kan. Detta kan innebära att man investerar i vissa digitala samarbetsverktyg, som Slack eller Google Classroom. Ibland kommer utskrift att vara nödvändigt, men för allt annat är chansen god att du bara kan använda en app.
Förbättra utskriftssäkerheten genom programvara för utskriftshantering
Så hur hjälper utskriftshanteringsprogramvara utskriftssäkerhet? Några sätt. Programvara för utskriftshantering handlar om att få kontroll över ditt utskriftsarbetsflöde. Och ju mer kontroll du har, desto mer kan du lindra riskerna med skolutskrift – både det digitala och den fysiska.
Så här kan utskriftshantering göra skolutskrifter säkrare:
1. Beröringsfri utskriftsrelease. I en post-COVID-värld, beröringsfri säker utskriftsrelease är viktigare än någonsin. MFD pekplattor är en enorm vektor för könsöverföring – tänk bara på hur många fingrar som rör dem varje dag – så låt oss hitta ett bättre sätt. Med programvara för utskriftshantering kan du släppa jobb på ett säkert sätt med hjälp av ett svepkort, mobil utskriftsversion eller snabbutgivningsterminaler. Mycket renare.
2. Undvik trängsel vid MFD. Med programvara för utskriftshantering, som PaperCut, kan du implementera lastbalansering för att sprida dina utskriftsjobb runt. Detta hjälper till att förhindra att utskriftsjobb täpper till en enda maskin eller att grupper samlas runt samma MFD. Utjämning av skrivarbelastning kan antingen göras manuellt, där varje användare väljer en skrivare som är gratis, eller automatiskt via Find-Me-utskrift .
3. Skriv ut hemifrån där du kan. Du kan använda PaperCut Pocket eller PaperCut Hive för att spåra utskrifter på arbetsplatsen OCH hemma. Det är lätt att ställa in och kräver bara att mobilappen släpper hemutskrifter.
Utskriftssäkerhet i skolor är inte en statisk sak. Det bör förändras med organisationens behov och de senaste trenderna inom tryckteknik. Som sådan är det bra att ta för vana att kontinuerligt utvärdera. Årliga revisioner är bra, men kvartals- eller månadskontroller är ännu bättre. Du kan läsa mer om tryckt revision här borta, men i huvudsak bör du kontrollera: hur mycket dina användare skriver ut, om de skriver ut effektivt eller inte, hur mycket det kostar dig och vad (om något) du kan göra för att göra din utskriftsmiljö säkrare. Kontakta oss idag!