Risolvere il dilemma della stampa negli spazi di coworking
Risolvere il dilemma della stampa negli spazi di coworking
Gli spazi di coworking stanno spuntando in tutto il mondo. Si prevede che il settore dello spazio di coworking continuare a crescere rapidamente con l'aumento della domanda di spazi di lavoro flessibili come i popolari spazi di coworking WeWork, The Wing e Industrious.
C'è però una cosa piccolissima che frustra gli utenti: la stampa.
Oggi risolverò quel minuscolo problema una volta per tutte. Ma prima, un po’ di contesto…
Gli spazi di coworking sono ovunque
Secondo coworker.com ci sono 1.794 diversi spazi di coworking tra cui scegliere negli Stati Uniti. Oltre 500 nel Regno Unito e 300 in Australia. C'è una grande varietà di spazi, da quelli informali a quelli a lungo termine e rilassati, fino a quelli super aziendali. Rapporti Gitnux che ci sono circa 18.700 spazi di coworking in tutto il mondo e che potrebbero raggiungere i 41.975 entro la fine del 2024.
Ho lavorato un paio di volte in uno spazio di coworking in Nuova Zelanda e mi è piaciuto tantissimo! Gridava collaborazione, apprendimento e sostenibilità. Gli spazi di coworking non solo offrono un posto dove lavorare, ma spesso offrono anche dei vantaggi. C'era un vero senso di comunità. Ho incontrato delle persone interessanti alla macchina del caffè e c'era un cane carino, Roxy.
Non ho mai usato una stampante nello spazio di coworking. Era semplicemente troppo spaventoso. Spesso non avevo familiarità con le impostazioni della stampante. Ciò porta a errori di stampa come stampa fronte-retro, orientamento errato della pagina o impostazioni di stampa errate. Qualcosa di semplice come stampare i verbali delle riunioni potrebbe trasformarsi in un incubo, sia per me, la persona che stampa, sia per le persone che gestiscono il sistema di stampa. E se ho avuto così tante difficoltà come utente finale, posso solo immaginare quanto possa essere frustrante stampare per quei poveri amministratori di sistema/reparti IT!
Risolvere la stampa negli spazi di coworking
Con cosa lottano esattamente gli utenti quando stampano negli spazi di coworking? Alcuni dei problemi di stampa più comuni includono:
Problemi di connettività: A volte la stampante potrebbe non essere collegata correttamente alla rete, causando errori di stampa.
Distribuzione dei driver: Se i driver della stampante non sono installati correttamente o sono obsoleti, possono verificarsi problemi di stampa.
Inchiostro o toner a basso contenuto: Gli spazi di coworking spesso richiedono un elevato utilizzo della stampante, il che può comportare bassi livelli di inchiostro o toner. Ciò può causare stampe di bassa qualità o addirittura impedirne del tutto la stampa.
Compatibilità della stampante: Gli spazi di coworking possono avere stampanti di vari produttori e possono sorgere problemi di compatibilità quando si stampa da dispositivi diversi.
Fortunatamente PaperCut funziona solo in ambienti di coworking. Ecco come PaperCut può semplificare la vita di tutti coloro che lavorano in uno spazio di coworking.
Recupero dei costi
In questi ambienti la gestione della stampa è fondamentale per il recupero dei costi. Esistono diversi modi per addebitare a persone/aziende i costi di stampa che effettuano.
Ad esempio, potresti assegnare una quota per utente/azienda e integrare l'addebito con le relative tariffe mensili. Se raggiungono il limite, è possibile addebitare un costo per la stampa extra. Con 50+ report con un clic avrai piena visibilità di tutte le stampe nel tuo ambiente.
Esiste anche la possibilità di integrare PaperCut con un software di gestione degli spazi di coworking, per rendere ancora più semplice la fatturazione agli utenti e la ricezione di denaro, il che mi porta a…
Integrazioni
Integrare PaperCut con sistemi di fatturazione di terze parti o gateway di pagamento, come PayPal.
Ad esempio, potresti averne sentito parlare Nexudus, una piattaforma comune per gestire gli spazi di coworking. Hanno fatto il grosso del lavoro per i loro clienti e hanno creato un'integrazione con il software PaperCut. Puoi consentire agli utenti di inserire un saldo negativo sul loro conto PaperCut e verranno estratti tali dati per automatizzare la fatturazione ai clienti, non solo stampando ma anche affittando lo spazio. Quindi non è necessario calcolare manualmente i costi di stampa tramite PaperCut.
Ufficialmente sono disponibili più di 50 integrazioni PaperCut (ufficiosamente sono centinaia).
Stampa BYOD (Mobile and Bring Your Own Device)
Mobility Print - la nostra soluzione BYOD - è una vera salvezza in un ambiente di coworking. Puoi letteralmente stampare da qualsiasi dispositivo porti nello spazio di coworking. Smartphone, tablet, laptop, Chromebook e molto altro ancora.
Seguendo pochi semplici passaggi, gli utenti possono scoprire e stampare rapidamente su qualsiasi stampante, senza richiedere l'assistenza di un tecnico. Nessuna ricerca di driver, nessuna adesione a domini e la parte migliore è che ogni utente dovrà verificare chi è prima di poter stampare, garantendo che tutte le stampe siano accuratamente monitorate e addebitate, rendendo la rendicontazione e il recupero dei costi un gioco da ragazzi. Troppo facile.
Gli utenti che frequentano uno spazio di coworking e hanno bisogno di stampare da casa e poi ritirare una volta sul posto possono stampare da remoto con la funzionalità Cloud Print. Stampa dall'esterno della rete su dispositivi Windows, Chromebook e Mac. Premi print quando sei a casa sul tuo dispositivo, fermati al bar per un caffè, quindi ritira il tuo documento quando arrivi allo spazio di coworking. Abilitazione alla stampa nel cloud in mobilità.
Soluzione incorporata e rilascio di stampa sicuro
Ti è mai capitato di premere CRL+P e di correre alla stampante in modo che nessuno vedesse cosa stavi stampando? Quei giorni sono ormai lontani con PaperCut MF e rilascio sicuro della stampa. Puoi rilasciare in modo sicuro il tuo lavoro di stampa quando sei in piedi davanti alla stampante tramite password, pin o scheda di scorrimento. Questo è fondamentale quando si condivide un edificio con altre aziende e si nascondono idee segrete di start-up.
La soluzione incorporata tiene traccia anche dei lavori di copia e sblocca il mondo della scansione. Facile scansione per inviare e-mail, cartelle o archiviazione cloud e trasformare le scansioni dei documenti in documenti intelligenti ricercabili e modificabili tramite testo per recuperare le informazioni più facilmente che mai.
PaperCut per gli spazi di coworking ha semplicemente senso. Meno tempo a preoccuparsi della stampa, più tempo a lavorare.
Ulteriori informazioni su PaperCut MF Qui.
Blog scritto da
Jess Graves: PaperCut Software