Vilka funktioner bör jag leta efter i en utskriftshanteringslösning?

Det värsta du kan göra, ur ett affärsperspektiv, är att gifta dig med den första lösningen för utskriftshantering som bjuder dig på kaffe. Det finns dussintals plattformar för utskriftshantering där ute, och de har alla styrkor och svagheter, för- och nackdelar. Du behöver ställa frågor – många frågor – jämföra offerter och ta hänsyn till en rad krav innan du gör ett seriöst åtagande.

Här är några funktioner du bör utforska innan du anlitar en leverantör av utskriftshantering.

Ett användarvänligt gränssnitt

Detta är en underskattad aspekt av utskriftshantering. Om ingen kan använda din succéplattform på rätt sätt, gör den ingen nytta (eller sparar dig inga pengar).

Ett intuitivt gränssnitt för utskriftshantering förenklar din installation och din dagliga verksamhet, vilket minskar inlärningskurvan för IT-personal och slutanvändare. Den bör erbjuda lättnavigerade dashboards och kontroller, effektivisera administrationen, vilket säkerställer smidig distribution och löpande underhåll av utskriftsmiljön utan omfattande utbildning.

Så, hur vet du om något är användarvänligt? Du måste faktiskt prova och bli praktiskt engagerad. Vi har byggt en hel uppsättning demos , så ditt team kan kolla in vårt gränssnitt innan de lägger ut en massa pengar. Smart, va?

Centraliserad utskriftshantering

Utskriftshantering utan centraliserad kontroll är som ett bokföringsprogram som inte kan hjälpa till med skatter. Hela poängen med en utskriftshanteringsplattform är att låta systemadministratörer hantera alla utskriftsaktiviteter från en plats.

Oavsett om det gäller att hantera skrivare över olika avdelningar eller globala kontor, förbättrar en enhetlig strategi synligheten, förenklar tillämpningen av policyer och möjliggör effektiv resursallokering i hela organisationen. Uppgifter som: drivrutinsdistribution, felsökning, automatisering av utskriftsköer, uppdateringar av firmware, spårning av förbrukningsvaror – allt ska återgå till din instrumentpanel för utskriftshantering.

Säkerhetsfunktioner för att skydda känsliga data

Robust utskriftssäkerhet är en självklarhet när du jämför priser. Om säljaren inte kan prata om säkerhet, kom med en artig ursäkt och stick därifrån. För utskriftshanteringsplattformar, leta efter lösningar som erbjuder datakryptering, användarautentisering och säker utskriftshantering som ett minimum.

Dessa funktioner hjälper till att förhindra obehörig åtkomst, skydda konfidentiella dokument och säkerställa efterlevnad av dataskyddsregler som GDPR och/eller HIPAA. Du kan också fråga om mer avancerade säkerhetsverktyg, som digital vattenmärkning , utskriftsgranskning och stöd för biometrisk hårdvara .

Spårning och rapportering av utskriftsjobb

Detaljerade rapporteringsverktyg är ditt bröd och smör för utskriftshantering. De ger insikter om vem som skriver ut, vad som skrivs ut och när varje jobb sker. Denna synlighet hjälper till att identifiera slösaktiga metoder, upptäcka avvikelser och skapa ansvarstagande, samtidigt som IT kan finjustera tryckpolicys och förbättra resursanvändningen. Det är också praktiskt när revisorerna kommer på besök, vilket gör att du omedelbart kan hämta detaljerade loggar över hela din utskriftshistorik.
Här är en kort lista på några av de saker som är värda att följa.

Kostnadshantering och kostnadsbesparande verktyg

Återigen, om din utskriftshanteringslösning inte mätbart sparar pengar, är det fortfarande en lösning eller bara ytterligare en värdelös programvara?

Effektiv utskriftshantering erbjuder praktiska kostnadskontrollverktyg som användarkvoter , utskriftsregler och användningsanalys . Genom att begränsa onödig tryckning och främja ansvarsfullt beteende kan företag avsevärt minska sina tryckrelaterade kostnader över tid.
Anekdotiskt har vi hjälpt vissa företag att spara upp till 70 % på sina utskriftskostnader. Hur är det för avkastningen på investeringen?

"Vi har hjälpt vissa företag att spara upp till 70 % på sina tryckkostnader. Hur ser det ut för avkastningen på investeringen? Citat här"

Kompatibilitet med en rad olika enheter

Det finns inget värre än att skriva kontrakt med en leverantör av utskriftshantering och upptäcka – överraskning! – att plattformen inte ens är kompatibel med hälften av din maskinpark. Bred kompatibilitet säkerställer att vilken lösning du än väljer fungerar sömlöst med befintliga multifunktionsmaskiner, enheter och olika operativsystem.

Denna kompatibla flexibilitet undviker den fruktade leverantörslåsningen, stöder olika miljöer och minskar behovet av kostsamma hårdvarubyten. Och glöm inte kompatibilitet med saker som Active Directory (AD) och tredjepartsintegrations-API:er .

Du kan köra igenom enheter som stöds av PaperCut’s här borta .

Molnintegration för fjärrhantering av utskrifter

Vi har tidigare gått utförligt om fördelarna med molnutskrift . För att göra en lång historia kort, det finns många. Molnbaserad utskriftshantering stödjer hybrida och fjärrarbetsstyrkor genom att möjliggöra för användare och IT-team att hantera och övervaka utskriftsjobb från vilken plats som helst och (helst) vilken enhet som helst.

Denna flexibilitet ökar produktiviteten och säkerställer konsekventa utskriftstjänster, oavsett användarens fysiska närvaro. För fler tips om distans- och hybridarbetsmiljöer, kolla in den här artikeln .

Automatiserad drivrutinshantering för enkelt underhåll

Detta är en av de där dolda fördelarna som användarna inte bryr sig om, men det gör definitivt era systemadministratörer. Dagarna med manuell driftsättning av drivrutiner är förbi, och ingen har fällt många tårar.

Automatiserad distribution och uppdatering av skrivardrivrutiner sparar IT-tid och säkerställer att enheterna alltid kör de senaste versionerna. Stor vinst där. Detta minskar i sin tur fel, minimerar driftstopp och eliminerar besväret med manuella installationer över användarens maskiner. Det handlar om den centraliserade kontrolldelen vi nämnde tidigare: genom att automatisera drivrutinsdistribution skapar du samtidigt en konsekvent, uppdaterad utskriftsmiljö över alla enheter.

Mycket bättre än att släcka biljettbränder som en galning.

Skalbarhet och tillväxtpotential

En annan viktig fråga du bör ställa till en leverantör av utskriftshantering är: Kan denna plattform skalas, och hur? Skalbara utskriftshanteringssystem gör det enkelt möjligt för affärsexpansion. Oavsett om du lägger till nya användare, skrivare eller platser, leta efter en lösning som kan anpassas i realtid utan stora infrastrukturförändringar och stödja långsiktig tillväxt med minimal störning.

Detta är tekniskt möjligt med fysisk utskriftsinfrastruktur, som skrivservrar på plats, men blir mycket enklare (och billigare) när vi börjar prata moln.

Hållbarhetsfunktioner

Hållbarhet kan verka som något bra att ha, eller något att ta upp i efterhand, men med tanke på att en genomsnittlig kontorsarbetare läser 10 000 sidor per år , kommer allt du kan göra för att minska det antalet att spara dig rejäla pengar.

Energieffektiva skrivare kan spara dig 30 % på energikostnaderna direkt. Miljömedvetna företag bör söka verktyg som uppmuntrar duplexutskrift, övervakar pappersförbrukning och tillhandahåller miljövänliga användningsrapporter. Dessa funktioner hjälper till att minska avfall, sänka energiförbrukningen och anpassa tryckpraxis till hållbarhetsmål – utmärkt för de årliga ESG-rapporterna!

Som du kan se handlar det inte bara om att kryssa i rutor när du väljer rätt utskriftshanteringslösning, utan om att hitta en plattform som passar ditt företag perfekt (utan att hålla budgeten som gisslan). Ställ de svåra frågorna, testa gränssnittet och nöj dig inte med finesser som du aldrig kommer att använda.

Rätt funktioner kan spara tid, pengar och en hel del huvudbry. Välj klokt, och ditt framtida jag (och ditt IT-team) kommer att tacka dig.