10 sätt att använda utskriftshantering för att minska ditt koldioxidavtryck vid utskrift

Att minska organisationens koldioxidavtryck handlar inte bara om att minska energianvändningen. Det handlar också om smart resurshantering (och kanske att raka bort några dollar från slutresultatet också).

Och få områden är som mogen för optimering som utskrift . Speciellt när man tänker på att bläckstråleskrivare producerar cirka 5 g CO2 per utskriven sida (6 g för laserskrivare). Det låter litet, men den genomsnittliga anställde skriver ut 10 000 sidor per år, så de grammen går ihop snabbt. En A4 96-sidig, lito–printad färgbroschyr med en upplaga på 20 000 exemplar skapar till exempel ca 20 ton CO2.

Så hur kan programvara för utskriftshantering hjälpa dig att minska koldioxidavtrycket vid utskrift? Låt oss ta en titt.

Utskriftskvoter och användarbaserade roller

Ett av de enklaste sätten att stävja onödiga utskrifter är genom att ställa in kvoter och begränsningar skräddarsydda för användarroller. Med andra ord, låt inte bara folk skriva ut vad de vill. Till exempel kan marknadsavdelningar behöva högre färgutskriftsbidrag, medan adminteam kan klara sig med svartvitt. Genom att anpassa behörigheter med faktiska behov, istället för en pappersglad gratis för alla, kan organisationer minska överutskrifter utan att blockera viktiga arbetsflöden. Vi har täckt utskriftsregler och kvoter mer i detalj här borta .

Ställ in svartvit utskrift som standard

Förval utskriftspolicyer materia. Om de lämnas oförändrade kommer användarna alltid att skriva ut enkelsidiga dokument i full, strålande färg. Varför? Jo, för de kan. Genomdriva svart-vitt och duplexutskrift som standard via din utskriftshanteringsprogramvara (eller något som Active Directory Group Policies eller MDM-profiler) kan dramatiskt minska pappersförbrukningen och toneranvändningen. Svart-vit utskrift använder i allmänhet betydligt mindre energi och bläck än färgutskrift, så du gör små vinster med varje sida.

Spåra och rapportera om utskriftsanvändning för hållbarhetsmått

Det som mäts optimeras, eller hur? Verktyg för utskriftshantering tillhandahåller instrumentpaneler och rapporter som visar vem som skriver ut vad, när och hur mycket. Dessa insikter hjälper organisationer att övervaka sin miljöpåverkan och visa efterlevnad av interna eller externa hållbarhetsåtaganden. Med ett ögonkast kan du se hur mycket toner du använder, hur många sidor som har skrivits ut under kvartalet och vilka användare som använder mest resurser.

Proffstips: skapa månatliga hållbarhetsrapporter som lyfter fram trender, CO2e-minskningar och uppdelningar team för team. Det handlar om transparens och ansvarsskyldighet!

Omdirigera jobb till energieffektiva skrivare

Alla skrivare är inte likadana. Särskilt när du tar hänsyn till stora volymer och kommersiella utskrifter på företagsnivå. Vissa är designade för låg energianvändning och hög effektivitet, medan andra är energihungriga monster som alltid vill ha mer, mer, mer. Ett smart utskriftshanteringssystem kan omdirigera jobb till grönare enheter baserat på aktuell tillgänglighet och användningsbelastning, vilket optimerar för både hastighet och hållbarhet. Det är en bra idé att identifiera och märka energieffektiva skrivare i din flotta och sedan ställa in regler för att dirigera stora jobb till dessa enheter under tider med hög belastning.

Implementera säker Print Release

Vet du den värsta typen av utskriftsjobb? Den som aldrig blir hämtad. Oinsamlade utskriftsjobb är en tyst källa till kontorsavfall. Vissa uppskattningar tyder på 14% till 30% av alla jobb samlas aldrig ens in. Säker utskriftsrelease kräver att användare autentiserar antingen med ett märke eller PIN-kod eller biometrisk inloggning på enheten innan jobbet skrivs ut, vilket säkerställer att ingenting skrivs ut om det inte verkligen behövs. Du kan också kombinera säker utskriftsrelease med session timeouts , så otryckta jobb rensas bort från kön efter en bestämd period.

Automatisera vilolägen och energihantering

Låt oss vara verkliga, din skrivarflotta behöver inte vara online och aktiv klockan 03.00. Utskriftsenheter som lämnas på över natten, eller under lediga perioder, förbrukar betydande energi. Och allt är bortkastat. Med centraliserade energihanteringsinställningar kan sysadmins säkerställa att enheter går in i lågeffekts- eller vilolägen under lågtrafik. Du vill schemalägga dessa för kvällar och helger, uppenbarligen, med protokoll för att fjärravväcka skrivare om några jobb står i kö under dessa tider. Kolla också in: inställningar för timeout för plattformar .

Främja digitala alternativ

Vi har alla hört, “Det här mötet kunde ha varit ett mejl.” Tja, ibland gäller samma sak för utskrift. Inte varje dokument behov att existera som en fysisk sak. Och ibland är det bästa sättet att skriva ut hållbart att inte skriva ut alls. Moderna utskriftshanteringssystem kan fånga upp jobb och föreslå digitala alternativ som PDF-förhandsvisningar, digital signering eller delade mappar (när så är lämpligt). Du kan till och med lägga till popup-meddelanden till ditt utskriftsflöde, frågar användare, “Behöver du verkligen skriva ut detta?”

Konsolidera skrivare till delade hubbar

Alltför många kontor använder fortfarande en enskrivare per skrivbordsmodell, vilket leder till underutnyttjade, energiineffektiva enheter. Dagarna för alla som behöver sin egen personliga skrivare är lång borta. Konsoliderar till delade utskriftshubbar – nätverksenheter som betjänar hela avdelningar eller våningar – minskar tomgångstiden, minskar underhållsbehoven och förbättrar enhetens totala effektivitet. Så hur tar man reda på vilka maskiner som är nödvändiga, och vilka som säkert kan tas bort? Det är där print analytics och stegvis pensionering kommer in, gradvis avveckla underutnyttjade enheter över tiden.

Aktivera BYOD- och mobilutskrift

BYOD (Bring Your Own Device) och mobil utskrift kan minska maskinvarukostnaderna, men när de inte hanteras på rätt sätt resulterar de ofta i flera drivrutinsinstallationer och redundanta utskriftsköer. Det är något IT-team aktivt bör undvika. Molnbaserade eller förarlösa utskriftslösningar gör att anställda kan skriva ut säkert utan att uppblåsa din infrastruktur (och ditt koldioxidavtryck). Försök att anta universella utskriftsprotokoll, som IPP Everywhere, eller implementera en molnbaserad skrivarserver som kan hantera intelligent jobbrouting.

Prova widgets för koldioxidspårning

På samma sätt som vi tenderar att sakta ner på vägarna när en skylt visar vår faktiska hastighet, tenderar användarna att skriva ut mindre när de görs medvetna om sitt faktiska koldioxidavtryck. Visar användare den miljökostnader för deras handlingar kan drivbeteendeförändring. Utskriftshanteringsplattformar kan integrera widgets eller popup-fönster som visar den uppskattade kolpåverkan, pappersanvändning och till och med det uppskattade antalet träd som förbrukas baserat på ett givet utskriftsjobb. Ge det ett försök och spåra resultaten.